Une Ambassade moderne
Strasbourg est poste pilote dans le processus de dématérialisation des archives. Objectifs : améliorer la transparence, éviter la surconsommation de papier et diminuer les coûts environnementaux.
- Archives physiques antérieures à 2014
- RP Strasbourg
La représentation permanente de la France auprès du Conseil de l’Europe participe depuis 2014 à un projet pionnier de dématérialisation des archives. Cette mission est menée par le Centre d’archives et de documentation (CAD), centre nerveux de notre représentation, avec l’appui du ministère des Affaires étrangères.
En charge de l’enregistrement et du classement de la correspondance, le CAD a également pour fonction la gestion des archives courantes, c’est-à-dire des documents récents, conservés dans les bureaux pour le traitement des dossiers en cours. Comme toutes archives produites par une administration publique, celles de la Représentation permanente sont soumises à une obligation de conservation. Les archives définitives rejoignent les dépôts de la direction des archives du ministère. Ainsi, les 84 mètres linéaires d’archives relatives à la période 2002-2014 rapatriées récemment à Nantes constituent le dernier versement d’archives physiques. Il reste toutefois un classement physique résiduel pour les documents volumineux et confidentiels.
Ce changement de pratiques s’inscrit dans le contexte du développement des technologies de l’information et de la communication et de la croissance exponentielle des documents sous forme électronique, qu’il s’agisse de documents numériques natifs ou numérisés. La conservation et l’organisation des données en mode numérique permet un partage en temps réel de l’information et son exploitation directe par les différents agents concernés. Des documents aussi variés que des "notes diplomatiques" et "courriers formels" (le mode de correspondance entre l’administration centrale du Quai d’Orsay et les postes) et des documents externes (note verbale, courrier, bordereau d’envoi, etc) sont désormais accessibles aux services du ministère et des postes par le biais de bases de données numériques.
A terme, ces archives seront communicables à toutes et tous. En effet, le délai de libre consultation des archives publiques est institué par la loi n°79-18 du 3 janvier 1979. Il est fixé à 30 ans pour la majorité des documents mais 60 ans sont requis pour les “documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l’État ou la défense nationale”.
En plus des avantages précédemment mentionnés, la dématérialisation des archives permet surtout une économie de papier et de transports substantielle pour notre Représentation, s’inscrivant ainsi dans la dynamique "Ambassade verte".